المحور الثالث: تنظيم المؤسسة

يعتبر الوظيفة الثانية للإدارة بعد التخطيط،وأنّ أيّ خطة حيّدة وشاملة يستحيل تنفيذها في غياب التنظيم  غير السليم،فهو المتضمن لعملية تخصيص الموارد اللاّزمة لتطبيق الخطة،والمحددّ للأفراد المنفذين لها،والمنسق لجهودهم ،والراسم لخطوط السلطة،قنوات الاتصال

أولا- مفهوم التنظيم:

1-تعريف التنظيم: هو الطريقة التي بموجبها التعاون الانساني من أجل تحقيق هدف المشترك.

وعرف أيضا"  على أنه الوظيفة الإدارية المتعلقة بعملية ترتيب وتنسيق موارد المؤسسة (بشرية مادية،مالية،معلوماتية) اللازمة لإنجاز مهام تحقيق أهدافها.²¹

وأيضا- ماهو إلا  العملية المتعلقة برسم الهيكل التنظيمي متضمنا ذلك المكونات الأساسية للتنظيم الرسمي مع تحديد المسؤوليات وتفويض السلطات’ اللازمة والمساءلة من أجل تحقيق الأهداف المرغوبة للمؤسسة.²²

يتميز التنظيم من الخصائص وهي على النحو التالية:

• وحدة الهدف،
•  نطاق الإشراف
• تفويض السلطة
• وحدة الأمر
•   التدرج الهرمي
•   توازن السلطة والمسؤولية
•    ديناميكية التنظيم

ويمكن تقسيمه إلى نوعين :²³

•   التنظيم الرسمي: وهو التنظيم المعرف سابقا والمحدد من طرف إدارة المؤسسة في إطار  رسمي.
•   التنظيم غير رسمي: وهو عبارة شبكة من العلاقات الشخصية غير الرسمية التي تنشأ بين العاملين بعضهم  البعض في مجال العمل.

ينشأ بطريقة  عفوية غير  مقصودة نتجة للتفاعل الطبيعي بين الأفراد ويشمل مجموعة من العلاقات التي تنشأ بين مجموعة من العاملين في المؤسسة.

ثانيا- أهمية  وأهداف التنظيم:

1-      أهمية التنظيم:

•  تحديد أدوار العاملين
•   توضيح العلاقات المختلفة في التنظيم وتقسيم العمل
•   توفير فترات واضحة لتبادل المعلومات
•   توضيح معايير الأداء المقبولة لكل نوع من الأعمال.

2-أهداف التنظيم:²⁵

•   ترجمة خطط المؤسسة إلى واقع عملي قابل للتطبيق في  ضوء الإمكانات المتاحة للمؤسسة.
•    تكييف وضع المؤسسة الداخلي وأهدافها في ضوء متطلبات البيئة ومستجداتها وضرورات التغيير
• تقسيم وتجزئة الهدف أو الأهداف التي تضعها المؤسسة إلى أهداف جزئية  وتحديد تنفيذها من قبل الوحدات التنظيمية المتخصصة في المؤسسة  بشكل متكامل لايتعارض مع الخطة
• تأمين سياق متكامل للتنسيق والتعاون بين مختلف الأنشطة التي تقوم بها الوحدات التنظيمية المختلفة لتأمين حسن سيرها وبلوغ أهدافها دون إعاقة أو تضارب في الأولويات
•    مساعدة وظيفة الرقابة في المؤسسة بتزويدها بالتنظيم  الخاص بخطط العمل وأهداف تلك الخطط لتسهيل عملها.
•   إشراف على دقة وعدالة وفعالية توزيع إمكانات العمل الواردة في الخطة على الوحدات التنظيمية في المؤسسة وإطلاع الإدارة العليا على ذلك.

ثالثا-مبادئ التنظيم: وتتمثل في الإطار الفكري الذي يجب الاسترشاد به أثناء عملية بناء الهيكل التنظيمي وتفعيله وتتمثل في :²⁴

• مبدأ تحديد الهدف: وهذا يعني أن على التنظيم أن يحدد الأهداف الجزئية للوحدات التنظيمية المتخصصة التي توصل بمجملها إلى الهدف العام الذي وضعه التخطيط.
•  مبدأ  شموليةالتنظيم وتكامله: يجب أن  يشمل التنظيم  كافة الأنشطة الواردة في الوحدات التنظيمية لتتمكن تلك الوحدات من تحقيق أهدافها بشكل متكامل ومتناسق.
•  مبدأ الفاعلية: وهذا يعني أن  التنظيم يحقق أهدافه  بأقل جهد وزمن وتكلفة.
•  مبدأ الشرعية: يجب أن تكون الأهداف والأساليب والوسائل التي يعتمدها التنظيم مشروعة  ولا تتعارض مع القوانين والأنظمة والتعليمات والقيم والعادات والأعراف والتقاليد المتعرف بها والمطبقة في مجال النشاط الذي  يتناوله التنظيم  وألا تتعارض   مع أخلاقيات الهمنة والمجتمع.
• مبدأ الوضوح : يجب أن تكون الأهداف ومفردات التنظيم محدد غير غامضة أو قابلة للتأويل كي  توصل المؤسسة مباشرة إلى أهدافها دون حصول  تباينات أو انحرفات بسبب اللبس أو الغموض أو سوء التفسير.
•   مبدأ الالتزام: يجب أن تلتزم الإدارة بدقة بالتنظيم.
• مبدأ تقسيم العمل: إن تقسيم العمل لمعرفة مكوناته وعناصره الرئيسية والفرعية والعلاقات بينها يؤدي بلا شك إلى الاستفادة من  مبدأ التخصص والتكامل بين النشاطات المختلفة.
• مبدأ اعتماد الوظيفية لا الشخص: بحيث لابد  أن يبنى الهيكل التنظيمي على  أساس الوحدة الوظيفية وأنشطتها وليس حول الأفراد وعلاقاتهم.
•  مبدأ وحدة الإشراف أو الأمر: يجب تحديد المرجع   الوحيد في تلقي الأوامر،وذلك حتى لايكون هنا تضارب في التعليمات والتوجيهات.
• مبدأ تحديد المسؤولية: رغم تفويض السلطة إلا أن المسؤولية لاتفوض أي الرؤساء يبقون مسؤولين عن السلطات التي  فوضوها للمسؤولين.

رابعا-تعريف الهيكل التنظيمي:

1-      تعريف :يقصد به  ذلك الإطار أو البناء  الذي يحدد التركيب الداخلي للمؤسسة حيث يوضح التقسميات والتنظيمات والوحدات الفرعية التي  مختلف الأعمال والأنشطة اللازمة فهو التصميم الرئيسي الذي  يقرر العلاقات  ويحدد المستويات الإدارية.²⁶

-          هو عبارة عن إطار يحدد الإدارات والأقسام الداخلية المختلفة للمؤسسة.

2-خصائص الهيكل التنظيمي:

• مراعاة التخصص،
• التمييز بين الأنشطة الرئيسية والثانوية.
• مراعاة  عنصر التكلفة،
•  المرونة.

3-أبعاد  الهيكل التنظيمي:

•  التعقيد:كلما زاد التعقيد يزيد تقسيم العمل وبالتالي يزيد التوزيع ف يالهيكل التنظيمي.
• الرسمية: كلما زادت الرسمية يزيد تقنين قواعد العمل وبالتالي كل فرد يعرف  المطلوب منه مما يؤدي إلى توسيع في الهيكل التنظيمي
• المركزية: كلما زادت المركزية يصعب اتخاذ القرارات مما يؤدي إلى نقص في التوسيع في الهيكل التنظيمي والعكس صحيح.

4-عناصر الهيكل التنظيمي:

• يحتوي على تقسيمات تنظيمية ووحدات مختلفة،
•  التخصيص في العمل ،أي وجود مهام محددة،
• نطاق الإشراف خطوط السلطة والمسؤولية.
• موقع اتخاذ القرار من حيث  المركزية واللامركزية.

5-أهمية الهيكل  التنظيمي:

•  تسهيل وتحديد أدوار  الأفراد في المؤسسة.
•   المساعدة في اتخاذ القرارات.
• المساعدة في تنفيذ خطط المؤسسة بنجاح.
• تطبيق الاستراتيجية العامة للمؤسسة. 

خامسا- مراحل تصميم الهيكل التنظيمي الرسمي: يمّر إعداد الهيكل التنظيمي الرّسمي بمجموعة من

 المراحل :²⁷

• تحديد  الأهداف الأساسية للمؤسسة  بشكل واضح لإن الأهداف تساعد في تحديد الاحتياجات التنظيمية والتي بدورها تؤثر على اختيار الهيكل  التنظيمي.
•  تحديد النشاطات المختلفة التي من خلالها تحقيق الأهداف الأساسية والثانوية.
•  تحديد اختصاص كل  وحدة تنظيمية وإجراء وصف وظيفي لكل وظيفة في الوحدة التنظيمية تبين فيها الواجبات والسلطات  والمسؤوليات.
  
• تحديد الوظائف الإشرفية والتنفيذية  داخل  كل  وحدة  من الوحدات  التنظيمية.
• إعداد الخريطة التنظيمية  والدليل التنظيمي في تصميم.

سادسا-أنواع الهياكل  التنظيمية: قبل التطرّق إلى أنواع الهياكل التنظيمية يجب الإشارة إلى أنّتصميم الهياكل التنظيمية وتجميع الأنشطة والاعمال في وحدات تنظيمية يكون وفق عّدة أسس وذلك بسبب الاختلاف بين المشاريع الاقتصادية المختلفة ومن أهمّ الأسس المعتمدة في التقسيم نجد:

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف.

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس العمليات أو مراحل الإنتاج .

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس  المناطق الجغرافية.

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس السلع والخدمات،

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس  نوع العملاء،

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس وقت العمل.

·        تصميم الهيكل التنظيمي على أساس المركب.

أمّا فيما يخصّ أنواع الهياكل التنظيمية الرسمية فتوجد أربعة أنواع وهي الهيكل التنظيمي الكلاسيكي،والعضوي والشبكي وتنظيم الفريق:²⁸

1-الهيكل التنظيمي الكلاسكي: يتألف  من ثلاث أنواع.

•    التنظيم التنظيمي(الهيكل  الخطي أو العسكري(الإداري): جاء به هنري فايول وسمى  بالعسكري الإداري لأنه مستنبط  من إدارة  الجيوش الحديثة،ومبنى على السلطة   المركزية الموجودة في أعلى قيمة المؤسسة،أي  يوجد رئيس   أعلى واحد يتولة اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر إلى المرؤوسين المباشرين ثم تتدرج السلطة بطريقة منظمة  من مستوى  الآخر ،أي يقوم على مبدأ وحدة الأوامر.
•    التنظيم الوظيفي: وقد جاء به تايلور حينما وضع أسس الإدارة العلمية،بين أن الأعمال يجب أن تخضع إلى  التخصص وتقسيم،يلاحظ أن هذا التنظيم يختلف عن الأول لأن الأفراد فيه يتخصصون في مجالات معينة،أن يقوم هذا الهيكل عل تعدد الأوامر.
•   التنظيم التنفيذي الإستشاري(الهيكل المشترك):وجاء هذا الهيكل  الجمع بين الهيكلين السابقين،أي المحافظة على مبدأ وحدة الأوامر  وتخصص المهام من خلال استخدام طبقة الخبراء الفنيين الذين يقومون بمساعدة الرؤساء الإداريين في المسائل التي لها طبيعة فنية والتي تحتاج إلى استشارة من حيث تأديتها.

2-الهيكل التنظيمي العضوي(مصفوفة التنظيمية):هو هيكل تنظيمي حديث ومتطور لستعمل من طرف المؤسسات التي تقوم بمشروعات معقدة.حيث تقسيم المؤسسة عدة دوائر تعكس الوظائف الرئيسية كما تقوم الإدرة العليا بإنشاء إدارات أخرى بعدد المشاريع التي تقوم بتنفيذها المؤسسة معينة،ويكون عضو هذا الفريق خاضع لأمر رئيس الوحدة الإدارية التي جاء منها  أصلا وكذلك إلى مدير المشروع في آن واحد.

3-الهيكل التنظيمي الشبكي: جوهر هذا التنظيم يتمثل  في مجموعة صغيرة من المديرين التنفيذين يتركز عملهم في الإشراف على الأعمال التي تؤدي داخل المؤسسة،وتنسيق العلاقات مع مؤسسات أخرى التي تقوم بلإنتاج والمبيعات والتسويق والنقل أو أي أعمال أخرى للشبكة النظيمية.

4- تنظيم الفريق : حيث و نتيجة المتغيرات و المتطلبات السريعة لبيئة تتميز بالديناميكية و المنافسة الشديدة ، تلجأ بعض المؤسسات لإنشاء فرق عمل دائمة أو مؤقتة للاستفادة من مختلف التخصصات و الأفكار التي يتوفر عليها العاملون لدى المؤسسة . و من أهم مزايا هذا النوع من التنظيم هو تمكين المؤسسة من التأقلم و التعامل مع ظروف و متغيرات البيئة الخارجية و ما تمثله من فرص و تهديدات ، كما يعتبر حافزا معنويا للعاملين من خلال إشراكهم في اتخاذ القرارات و تحسيسهم بالانتماء للمنظمة ، كما من شأنه الكشف عن أفكار العاملين بالمنظمة و الاستفادة منها .

    و من عيوب هذا التنظيم أنه يتطلب الكثير من الاجتماعات التنسيقية بين أعضاء الفريق ، بالإضافة إلى أنه يتطلب الاعتماد بشكل أكبر على اللامركزية في التسيير ، مع شعور العاملين أحيانا بالصراع و الولاء المزدوج .

 سابعا -العوامل المؤثر في اختيار الهيكل  التنظيمي:

•       حجم المنظمة: زيادة عدد العاملين أو عدد التخصصات والمعدات المستخدمة،فكلما زاد حجم المنظمة تعقد الهيكل التنظيمي وبالعكس.
• دورة حياة المؤسسة (عمر المؤسسة): حيث يتأثر الهيكل التنظيمي بعمر المؤسسة وهل هي في  بداياتها أو في مرحلة تطويرها أو انحدراها فالمؤسسة  تشبه بالإنسان  تبدا  حياتها بنشأتها وتنتهي بزوالها.
• درجة التخصص في المهام: يؤثر الهيكل التنظيمي للمؤسسة فإن كان التخصص في العمل منخفض كان الهيكل التنظيمي بسيطا والعكس صحيح.
•   التكنولوجيا: فكلما زاد إستخدام التكنولوجيا في المؤسسة وكانت معقدة ومتطورة احتاجت إلى هيكل تنظيمي أكثر تعقيدا.
•   اتساع نطاق عمل المؤسسة: بحث أن زيادة حجم المؤسسة يؤدي إلى تعقيد هيكلها التنظيمي، فالمؤسسات التي يتعدى عملها عدة مواقع جغرافية كان تكون أقليمية أو عالمية تحتاج إلى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المؤسسة في المكان الواحد.
•      بيئة المؤسسة: للبيئة دور رئيسي في تحديد شكل ونوع الهيكل التنظيمي في المؤسسة،فالمؤسسة التي تعمل في جو من الإستقرار تختلف عن مؤسسة  تعاني من عدم الاستقرار،فالاستقرار يعني هيكل تنظيمي بسيط وعدم الاستقرار يستلزم هيكل معقد.